Wiele firm każdego dnia wysyła setki wiadomości elektronicznych. Bardzo często do takich wiadomości załączane są różnego rodzaju dokumenty. Z tego też względu jednym z najważniejszych aspektów jest dbanie o odpowiednie zabezpieczanie danych, które się tam znajdują Na ogół wynika to przede wszystkim z polityki ochrony danych, które ma obowiązek wdrażać każda firma.
Zabezpieczanie dokumentów elektronicznych
Na ogół wszelkiego rodzaju dokumenty, które wysyłane są w formie elektronicznej są zabezpieczane specjalnymi hasłami. Dają one pewność, że ich treści nie odczyta osoba nieupoważniona. Tego rodzaju działanie nie naraża także naszej firmy na odpowiedzialność z tytułu RODO. Warto jest zatem dokładnie zweryfikować najważniejsze informacje na temat możliwości ich zabezpieczania. Z tego rodzaju procedur powinien być tak naprawdę przeszkolony każdy z pracowników. W ten sposób mamy gwarancję należytego wykonywania obowiązków. Nie mniej jednak niekiedy może się zdarzyć błąd przy ich wysyłce. Dzieje się tak zwłaszcza, gdy dana osoba wysyła dość dużą ilość poszczególnych dokumentów. Z tego też względu warto jest sprawdzić jak wygląda zabezpieczona wysyłka elektroniczna dokumentów w danym dziale, zespole, bądź w odniesieniu do indywidualnej jednostki. Dzięki temu bardzo łatwo będziemy w stanie stwierdzić, kiedy konieczne będzie podjęcie odpowiedniej reakcji. Nie mniej jednak możemy zdecydować się na zakup programu do prawidłowego szyfrowania dokumentów elektronicznych. Wprowadzanie tego rodzaju rozwiązań nie jest co prawda obowiązkowe, jednak jest coraz częściej zalecane przez inspektorów ochrony danych osobowych. Z tego też względu bardzo duża ilość firm decyduje się na takie rozwiązanie. Na ogół koszt wprowadzenia takich innowacji może wynosić naszą firmę kilkaset złotych za licencję na program.
Oczywiście dotyczy to jednego komputera. Z tego właśnie względu warto jest przede wszystkim wykonać odpowiednie rozeznanie w zapotrzebowaniu na takie rozwiązanie, a następnie w odniesieniu do łącznego kosztu. Jest to oczywiście rodzaj inwestycji, która jest w stanie zapewnić nam określony stopień ochrony przed niepożądanymi przez nas skutkami naruszenia najważniejszych przepisów dotyczących tejże ochrony. W ten sposób unikniemy płacenia dość wysokich kar.